fbpx

3 onmisbare eigenschappen voor een virtual assistant

In mijn relatief korte loopbaan als virtual assistant (VA) heb ik al de nodige netwerkgesprekken met ondernemers gevoerd. Als ik me tijdens zo’n bijeenkomst voorstel en vertel dat ik VA ben, moet ik dat altijd even uitleggen. De meeste ondernemers weten niet wat een VA is of doet. In het begin vond ik dat lastig, maar later zag ik daar het voordeel wel van in: ik had meteen de aandacht en we hadden gelijk gespreksstof.

Het gaf mij ook de gelegenheid om vragen aan ze te stellen, bijvoorbeeld over welke werkzaamheden zij bij een virtual assistant zouden uitbesteden en wanneer voor hen het moment zou zijn om iemand in te huren. Waardevolle informatie! Als ik dan vroeg welke eigenschappen zij het belangrijkst vinden voor een VA, voerden er steevast drie de boventoon:

Structuur

Voor een ondernemer ben je als VA heel waardevol als je structuur aanbrengt. Orde in de chaos creëert. Prioriteiten stelt: wat is écht belangrijk en wat kan er later. Of wat is misschien wel helemaal niet nodig. Dat je onderzoekt wat er eventueel geautomatiseerd kan worden, waar tijdwinst te behalen valt. Zodat er weer overzicht komt en ruimte voor nieuwe ideeën.

Sturing

‘Jij moet zeggen wanneer ik iets moet doen want ik ben heel chaotisch!’ Dit is zo’n beetje het eerste wat een opdrachtgever tegen me zei en ik hoor het vaker. Ondernemers zitten niet te wachten op een afwachtende VA. Je moet proactief zijn, meedenken en ze af en toe bij de hand nemen. Ze hebben het druk genoeg en als jij niet in actie komt is de kans groot dat er niets gebeurt. Dat is geen onwil, ze hebben gewoon die stok achter de deur nodig.

Daarbij komt dat veel ondernemers niet gewend zijn om met ‘personeel’ te werken en zoekende zijn in die samenwerking. Je mag daar als VA best in sturen, daar zijn jullie allebei mee geholpen.

Specialisme

Veel VA’s presenteren zich als een duizendpoot: het schaap met de vijf poten die van alle markten thuis is. Dat klinkt mooi en veel ondernemers zullen graag met zo’n VA willen werken. Toch hoor ik van de meeste ondernemers dat zij vooral behoefte hebben aan een VA met een specialisme. Iemand bij wie ze bijvoorbeeld alles rondom financiën of online marketing neer kunnen leggen. Die alle trends en ontwikkelingen volgt op haar vakgebied en de ondernemer daarin kan adviseren.

Voor de meeste VA’s geldt dat structuur aanbrengen geen probleem is: als ondersteuner zit dat in hun DNA. Het sturen kan onwennig zijn, maar oefening baart kunst en levert veel op! En een specialisme kun je leren. Bij de Academie voor Virtueel Professionals bijvoorbeeld…