827015834410144

Waarom ondernemers delegeren lastig vinden

Ondernemers zijn druk. Met een waslijst aan taken zijn hun dagen goed gevuld. Veel van die taken zijn terugkerend en door deze aan een virtual assistant (VA) uit te besteden kunnen ze een hoop tijd winnen. Die vrijgekomen tijd kunnen ze bijvoorbeeld besteden aan de ontwikkeling van een nieuwe dienst, een online trainingsprogramma of hun eigen (bij)scholing. Of om soms eens een vrije dag te nemen om de batterij weer op te laden. Stuk voor stuk goede redenen om werk te delegeren. Toch vinden veel ondernemers het spannend om hier iemand voor in te schakelen.

Dit is waarom ondernemers het lastig vinden om te delegeren:

  • Ze vinden het moeilijk om zaken los te laten

Hun bedrijf is als hun kindje. Ze hebben er lang en hard aan gewerkt en ‘zomaar’ taken bij een ander neerleggen voelt eng en spannend. Want kun jij die werkzaamheden wel net zo goed doen (of zelfs beter) als hij*? En hoe goed kennen jullie elkaar nou uiteindelijk?

  • Ze weten niet hoe

Voor de meeste ondernemers geldt dat ze gewend zijn om alles alleen te doen. Ze hebben nog niet eerder met iemand samengewerkt en zien op tegen de organisatorische beslommeringen.

  • Ze hebben geen tijd

Hun agenda is vol en de tijd vinden om zaken te delegeren is een uitdaging op zich.

  • Ze weten niet wat ze willen uitbesteden

Er zijn zoveel dingen die uitbesteed kunnen worden, maar waar begin je? Met het versturen van je nieuwsbrief? Met het plaatsten van berichten op je social mediakanalen? Met het opfrissen van je website? Zeg het maar!

Delegeren is dus wel ‘een dingetje’. Maar hoe kun jij als VA hun twijfel nou wegnemen? Hoe kun je ervoor zorgen dat de ondernemer wél zaken gaat loslaten? Dat heeft alles te maken met vertrouwen.

Hij moet kunnen vertrouwen op jouw expertise en discretie en wil je het liefst al een beetje kennen. Maak daarom, na een eerste telefonische verkenning, een face-to-face afspraak waarin jullie kunnen ontdekken of er een klik is en wat de wederzijdse verwachtingen zijn.

Bouw de samenwerking langzaam op. Hanteer een proefperiode van bijvoorbeeld drie maanden, waarin er zonder opzegtermijn opgezegd kan worden. Inventariseer welke taken er zijn en wat de ondernemer persé zelf wilt/moet doen. Hoe zou het zijn als hij dit aan jou overdraagt? Hoeveel extra tijd en lucht krijgt hij dan?

Begin met een paar uur per week, op die manier kunnen jullie aan elkaar wennen en kun je laten zien wat je voor hem kunt betekenen. Heb wekelijks een kort telefonisch moment (of Skype) om af te stemmen wat er moet gebeuren en wie wat doet. Plan na twee maanden een evaluatie in: wat gaat er goed, wat kan er beter.

In een latere fase kun je je opdrachtgever helpen met delegeren: jij kent hem en zijn bedrijf ondertussen en weet welke werkzaamheden er liggen. Hij heeft dan al ervaren wat het delen met jou hem oplevert. Op zo’n moment kunnen jullie overwegen de uren uit te breiden.

Vertrouwen heeft tijd nodig. Maar als dat er is kunnen er mooie dingen gebeuren en kun je een ondernemer echt helpen met de groei van zijn bedrijf. Zo ben je een investering die het dubbel en dwars waard is!

* Voor de leesbaarheid beschrijf ik de ondernemer in dit artikel in de hij-vorm. Uiteraard kan ‘hij’ ook een ‘zij’ zijn 🙂